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「次の一歩」を決める“打ち合わせ設計術”

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#トガルブレイン #打ち合わせ

2026.08.11

SHEARE

みなさんは、「打ち合わせ」をどのように位置付けていますか？
情報共有の場？進捗確認の機会？
もちろんそうですが、それだけではありません。

社内のブレストやキックオフミーティング、クライアントとの商談、大人数が集まる会議…。規模の大小に関わらず、打ち合わせはプロジェクト成功に向けた最も重要なファクターです。

打ち合わせの時間をたっぷりとって回数も重ねているのに、なぜかプロジェクトがうまく進まない。そんなときは、打ち合わせが正常に機能していないのかもしれません。
打ち合わせとは、「次の一歩を決める場」。
つまり、プロジェクトを前に進めるためのアクションを明確にする機会です。
だからこそ、目的や課題の設定はもちろん進行の仕方にも気を配り、打ち合わせ自体をしっかり組み立てコントロールしなければなりません。

今回は、プロジェクトを前進させる打ち合わせ設計の考え方について、若手メンバーとのミーティングをリードする立場でもある、デザイナーの岡崎がお話しします。

この記事は、名古屋でコミュニケーションデザインを行っているトガルがお伝えします。

INDEX

OPEN

01 打ち合わせ設計の基本

打ち合わせは次のアクションを決める場

参加者全員の発言を大切にする

02 良い打ち合わせの進め方：ファシリテーターの心得

「中立」「公平」が大前提

発言しやすい空気をつくる

打ち合わせの精度を上げる

03 打ち合わせの締めくくり方

「そういえば…」を引き出す声かけ

打ち合わせが終わったらすべきこと

01
打ち合わせ設計の基本

打ち合わせは次のアクションを決める場

打ち合わせそのものの目的が明確になっていないと、何度繰り返してもプロジェクトは進みません。重要なのは、打ち合わせを「前進するための場」と捉えること。まずはプロジェクト全体の目的を改めて認知し、ゴールまでのロードマップに基づいて各段階の打ち合わせの目的を決めましょう。すると、何を議論し何を決めるべきかが明確になり、次のアクションも決まるはずです。

大前提）
・打ち合わせのロードマップを作る…各段階での打ち合わせの目的を明確にしておく
・ファシリテーターを決める…プロジェクトリーダーや進行管理の担当者が打ち合わせをリードする

CASE）キックオフミーティングの場合

初回打ち合わせは情報共有などに終始し、具体的なことが決まらないままプロジェクトがふんわりとスタートしてしまいがちです。プロジェクトリーダーがファシリテーターを務め、以下のポイントを押さえて打ち合わせをリードしましょう。

・プロジェクトの目的を共有
・業務の洗い出しと担当を割り振る
・具体的な動き方と期限を決める
・次に何をするかを決める

参加者全員の発言を大切にする

発言力のある人だけで議論すると、視点が偏ります。企画やアイデア出しなどの打ち合わせでは、「鋭い意見」よりも「異なる視点」「多様な視点」が重要です。立場や経験が違うからこそ気づけることがありますし、その分野に詳しくない人の視点や意見から大きなヒントを得ることもあります。話が広がりすぎて収拾がつかなくなったり、煮詰まったりしたときは、ファシリテーターがみんなの意見を取りまとめてジャッジすることも必要です。

02
良い打ち合わせの進め方：ファシリテーターの心得

「中立」「公平」が大前提

ファシリテーターの役割は、メンバー全員の理解や同意を促し、話し合いを有意義に進めること。そのため、正解を求めず、どんな意見も否定しないことが大前提。誰かの意見やアイデアに肩入れし、全体の方向性を決めつけるのもNGです。

発言しやすい空気をつくる

良い打ち合わせの第一条件は、誰もが自由に発言できる場であること。特に、アイデア出しのブレストミーティング、成果物のフィードバックなど、多様な視点が必要な打ち合わせでは、参加者が自分の意見を言いやすい空気づくりが求められます。リラックスした環境づくり、話を引き出すアプローチなども重要です。

打ち合わせの精度を上げる

アイデアレベルの話し合いでも、その精度が高いと打ち合わせが活性化し、次のフェーズに進みやすくなります。多様な意見が活発に飛び交う場づくり、意見を集約し次のアクションにつなげる合意形成に向けた舵取りをファシリテーターがうまくおこない、打ち合わせの精度を上げていくと、最終的に良い仕事につながるはずです。

03
打ち合わせの締めくくり方

「そういえば…」を引き出す声かけ

締めくくり方も、打ち合わせの重要なポイントです。最後には、必ず「ほかに気になることはありませんか？」と全員に声をかけましょう。「タイミングを逃して発言できなかった」「よく理解できなかったところがある」など取りこぼした意見や要望をすくい上げ、全員の理解度と打ち合わせの精度を上げるチャンスです。

打ち合わせが終わったらすべきこと

打ち合わせが終わっても、次に向けた準備は不可欠です。まず「誰が」「何を」「いつまでに」「どの状態まで進めるか」を明確にして書き出します。また、打ち合わせで確認した進捗状況に合わせてプロジェクトのスケジュールを組み直し、打ち合わせのロードマップも軌道修正。次の打ち合わせの日程や議題を決め、メンバーと共有しておきましょう。

打ち合わせ設計 5つのポイント

打ち合わせは次のアクションを決める場
プロジェクトを通して打ち合わせのロードマップを作る
誰もが発言しやすい場にする
一回ずつの精度を上げる
終わり方、終わった後も重要

打ち合わせがうまく機能するかどうかで、プロジェクトの進行やクオリティにも差が出るはず。貴重な時間を漫然と費やすのではなく、明確なビジョンのもと、的確に進行する術を身につけましょう。すると、「次のアクション」につなげる有意義な打ち合わせの連鎖が起こり、良い結果につながると思います。

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みしゃん

トガル株式会社　デザイナー

みしゃん

トガル株式会社　デザイナー

伝えたい人に伝えたいことが伝わるように。

様々な生き方がある現代。それぞれの考えに寄り添い、心を動かすひとつのきっかけとなるものをつくっていきたい。

_{企画・構成・編集：みしゃん／執筆：稲葉}

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