AIの登場により、書類作成業務は格段にスムーズかつスピーディになりました。
概要をプロンプトで伝えれば、構成やデザインまで含めた見栄えのいい資料を短時間で作れるため、普段から、プレゼン資料や提案書などの作成にAIツールを活用している人も多いと思います。

その結果、ビジネスシーンには“それっぽい資料”が増えているのも事実です。一見まとまっているけど中身が薄い。意図が曖昧で内容がつかみづらい。これでは、資料本来の「伝える」という目的を果たすことができません。伝えたいことが伝わらなければ、意味がないのです。

誰もが簡単にビジネス資料が作れるようになった今、「意味ある資料」に必要なものは何かを考えてみましょう。今回は、提案書などの資料作成を主に手掛けるパワポデザイナーの高山が、自身の経験を踏まえてお伝えします。

この記事は、名古屋でコミュニケーションデザインをおこなっているトガルがお伝えします。

01
AI時代の“それっぽい資料”

効率を求めて作った資料が“非生産性”を生む

何のための資料か一読してわからない、ストーリーが追いにくい、言葉づかいや内容が小難しい、表現やデザインがバラバラ…。一見、見栄えは良いが、受け手が何らかの違和感、不快感を覚え、伝えたいことが伝わらないのが、「それっぽい資料」です。そのような資料をもとに提案しても、こちらの考え、思い、商品・サービスの魅力は伝わらず、残念な結果を招いてしまいます。

02
AI時代の“意味ある資料”

大前提は「誰に・何を・どう伝えるか」

この3要素が考え抜かれ、伝えたいことが正確に伝わる。そして、受け手に明確な課題の解決イメージを持ってもらえる。それが意味ある資料です。どんな提案シーンでも、「誰に・何を・どう伝えるか」「どのような課題をどう解決するか」という大前提を設定することから始まりますし、皆さんも徹底しているでしょう。しかし、AIツールを使って資料作成する際に、そこが抜け落ちてしまうことが多いようです。

＜大前提が抜け落ちる理由＞
・受け手と大前提を共有できているという思い込み
・スピード感重視で体裁を整えることを優先してしまう

構成要素と優先順位を間違えない

意味ある資料を作るには、以下の基本の構成要素を確実に押さえつつ、それぞれの優先順位を間違えないことが重要です。

大切なのは、この4要素を①〜④の順に組み立てていくことです。例えば、伝えたいことが定まっていないのに、ストーリー（構成）や表現から着手して進めていくと、気づけば、受け手にとって何が言いたいのかわからない「それっぽい資料」が出来上がってしまいます。

03
AI時代の“価値ある資料”

受け手の心に届くのは、熱量と生の言葉

一見よくできた見栄えの良い資料でも、言葉の表現が不自然、ところどころに誤字脱字が見られる、ブランドカラーが統一されていないなど、ほんの少しの違和感やミスが、受け手に悪い印象を与えてしまいます。「手を抜いて仕事をする人（会社）なのでは？」「本気で提案しているのか？」と、思われてしまうかもしれません。また、提案に発信者本人から自然に湧き出た言葉が見られないと、「その人（会社）に仕事を依頼したい」という選択につながりにくいでしょう。

私自身、あるサービスの利用を検討した際、おそらくAIで簡単に作成した資料をもとに説明を受けたことがあります。しかし、4要素（02 AI時代の“意味ある資料”参照）が揃っておらず、わかりにくかったのです。そして何より、その資料にある言葉や微妙なミスから、仕事に対する姿勢に熱量を全く感じることができず、サービスそのものにも不信感を覚え、契約に踏み切ることができませんでした。

“神は細部に宿る”最後まで妥協しない

提案資料には、仕事に対する自身の姿勢があらわれます。受け手に信頼され案件獲得につなげたいなら、自身の「手を抜かない姿勢」「ひとつの仕事にかける強い気持ち」を示すためにも、細部までこだわり抜くべきです。相手のニーズと合致し、質の高い提案内容であることは大前提として、「神は細部に宿る」の精神と「自分の言葉」を大切に資料づくりに取り組みましょう。

04
脱・それっぽい資料：AIといかに向き合うか

ヒトとAIの役割分担で“選ばれる資料”へ

資料作成においてAIは非常に便利な存在で、その性能も日進月歩で向上し続けています。ただ、考えるべき中身まで任せてしまうと、中身が薄い“それっぽい資料”になりやすいものです。AIを活用する場合は人との役割分担を明確にし、自社らしさ、会社らしさが光る質の高い資料作成をめざすよう意識したいです。

＜ヒトの役割＞
・幹となるコンセプト設定…「誰に・何を・どう伝えるか」を明確に
・細部までの作り込み…考え方や思いを伝える表現にこだわる
・仕上がりの最終チェック…細部の確認と全体の整合性などの追求

＜AIの役割＞
・叩き台づくり…骨子作成・構成の整理・見出しコピーの素案など
・より適切な表現の模索
・誤字脱字などのチェック

ビジネス文書や資料作成において、AIツールはもはや欠かせない存在と言えます。誰もが簡単に素早く作れる時代だからこそ、人がよく考え手をかけた資料の価値は高まっています。基本を押さえAIをうまく使いながら、受け手にとって意味のある資料づくりをめざしましょう。仕上がった資料は、あなたが仕事に向き合う姿勢そのものなのです。

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ひさぴー

トガル株式会社　パワポデザイナー

ひさぴー

トガル株式会社　パワポデザイナー

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_{企画・構成・編集：ひさぴー／執筆：稲葉}